Trước bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch Covid-19 trên cả nước, thời gian qua việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị hành chính - văn phòng của Công ty Điện lực Quảng Ngãi (PC Quảng Ngãi) đã đem lại hiệu quả rõ nét, góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công việc trong các hoạt động quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh trên nền tảng số. Điển hình trong các hoạt động này là việc khai thác hiệu quả trục liên thông văn bản và đảm bảo hạ tầng mạng để kết nối ổn định, phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị trực tuyến.

Văn thư PC Quảng Ngãi ứng dụng trục liên thông để gửi văn bản cho cơ quan ban ngành ở Trà Bồng và Ba Tơ

Triển khai thí điểm hiệu quả trục liên thông văn bản
Trước đây, hệ thống văn bản số hoá của PC Quảng Ngãi gửi đến các cơ quan ban ngành địa phương phải thực hiện qua đường bưu điện gây tốn kém chi phí, làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng đến công tác quản lý điều hành và trao đổi thông tin của các cơ quan ban ngành nói chung và PC Quảng Ngãi nói riêng. Còn hiện nay, tỉnh Quảng Ngãi đã phối hợp với Văn phòng Chính phủ triển khai hoàn thành thử nghiệm kết nối, liên thông, gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định số 28 của Thủ tướng Chính phủ. Theo đó, 100% cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã đã liên thông, tham gia gửi, nhận văn bản điện tử. Số lượng văn bản điện tử gửi, nhận đạt khoảng 80%. Việc triển khai kết nối, trao đổi văn bản qua hệ thống văn phòng điện tử đã góp phần hoàn thiện mạng lưới trao đổi thông tin, văn bản thông suốt trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, PC Quảng Ngãi đã kết nối liên thông văn bản với các cơ quan ban ngành trong tỉnh để giúp cho việc trao đổi công văn giữa hai bên được thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời hạn chế tiếp xúc trong điều kiện dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp như hiện nay. Tổng số lượng văn bản số hóa của Công ty tính đến thời điểm cuối tháng 9/2021 là gần 9.000 văn bản. Trong đó, số lượng văn bản thực hiện gửi, nhận trên trục liên thông của tỉnh tính từ đầu tháng 4/2021 đến nay là 825 văn bản với 318 văn bản đến và 507 văn bản đi.
 

Việc kết nối hiệu quả trục liên thông văn bản điện tử giữa PC Quảng Ngãi và các cơ quan ban ngành trong tỉnh đã giúp cho việc khai thác và ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin một cách hiệu quả, tránh lãng phí nguồn nhân lực hiện có. Việc thay đổi thói quen, chuyển từ văn bản giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử giúp thời gian xử lý công việc đạt hiệu quả cao.

Hội nghị truyền hình trực tuyến “lên ngôi”
Trong bối cảnh phức tạp của dịch Covid-19 hiện nay, ngày càng nhiều cuộc họp giao ban, tập huấn, hội nghị, các buổi làm việc,… từ cấp Tập đoàn, cấp Tổng công ty và nội bộ Công ty, chưa kể các cuộc họp tại địa phương được tổ chức bằng hình thức trực tuyến nhờ những ưu thế mà hệ thống này mang lại như: Hạn chế tập trung đông người ở cùng một thời điểm; tiết kiệm chi phí tổ chức, đi lại; không giới hạn không gian và thời gian; giúp việc tổ chức được thiết lập nhanh chóng, dễ dàng, đáp ứng công tác xử lý tình huống khẩn cấp… CBCNV giờ đây đã quen dần với hình thức làm việc trực tuyến. Đây cũng là phương thức đảm bảo việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hiệu quả, kịp thời của các cấp từ Tập đoàn đến các đơn vị cơ sở trong công tác đảm bảo nhiệm vụ kép, vừa chống dịch, vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh.
 

Một buổi diễn tập xử lý sự cố SCADA tại các điểm cầu trong nội bộ PC Quảng Ngãi

Để đảm bảo vận hành tốt hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu từ cấp Tập đoàn đến các đơn vị cơ sở trực thuộc, PC Quảng Ngãi đã thực hiện xây dựng kế hoạch và triển khai các giải pháp nhằm nâng cao độ ổn định mạng Lan, Wan, đường truyền thông tin, nâng cấp các thiết bị đầu cuối để kết nối liên thông được an toàn, ổn định và liên tục. Việc tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến này đã giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp, đồng thời giảm đáng kể chi phí, tiết kiệm thời gian đi lại trong điều kiện dịch Covid-19 như hiện nay. Chỉ tính riêng từ đầu năm đến nay, PC Quảng Ngãi đã tổ chức 40 cuộc họp, hội nghị để triển khai công tác quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh; thực hiện giao ban trực tuyến 02 lần/tuần để đảm bảo các đơn vị nắm bắt kịp thời các vấn đề cần triển khai của Tập đoàn, Tổng công ty trong công tác phòng chống dịch và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh - điều mà trước đây phải mất khá nhiều thời gian để tổ chức.

Ông Nguyễn Tấn Bình - chuyên viên Văn phòng Công ty cho biết “Trước mỗi cuộc họp, Văn phòng Công ty có trách nhiệm lập lịch thông báo, sau đó phối hợp với phòng Công nghệ thông tin để sắp xếp phòng họp, bố trí, lắp đặt thiết bị hội nghị truyền hình, kiểm tra hệ thống tín hiệu đường truyền, âm thanh để đảm bảo vận hành ổn định, không làm gián đoạn tín hiệu trong quá trình diễn ra cuộc họp. Công việc này cũng đã được PC Quảng Ngãi quy trình hoá thành lưu đồ công việc để đảm bảo tất cả mọi khâu tổ chức được diễn ra nhanh nhất và đúng trình tự”.

Với mục tiêu phát triển hướng tới doanh nghiệp số, áp dụng các công nghệ 4.0, Công ty Điện lực Quảng Ngãi luôn ưu tiên xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, nâng cao năng lực khai thác tối đa mạng nội bộ bảo đảm kết nối an toàn, liên tục và đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành, góp phần tăng năng suất lao động và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.