Trong những năm gần đây, công tác quản lý, tra cứu hồ sơ tài liệu giấy về các lĩnh vực công tác như đầu tư xây dựng, kỹ thuật, tài chính,… còn gặp nhiều trở ngại vì các hồ sơ tài liệu không được quản lý tập trung. Việc quản lý, lưu trữ tài liệu ở mỗi nơi, mỗi bộ phận trực tiếp làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đặc biệt là việc tra cứu, tổng hợp số liệu phục vụ công tác chung tại Công ty. Xuất phát từ thực trạng đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng giải pháp phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ đã góp phần tối ưu hoá được quy trình làm việc và tăng năng suất lao động.

Quy trình chính của ứng dụng quản lý hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ điện tử.

Thời điểm chưa triển khai phần mềm quản lý thì việc bố trí, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy chưa đảm bảo khoa học, việc thống kê, kiểm tra, tra cứu thông tin tốn nhiều thời gian. Qua thực tế cho thấy việc xem hồ sơ lưu trữ về lưới điện, các tài liệu liên quan khác truy tìm mất nhiều thời gian, không biết rõ vị trí lưu trữ,... không kiểm soát được quá trình mượn trả hồ sơ, vị trí lưu kệ tủ không được quản lý khoa học là điều gây khó khăn cho công tác tra cứu hồ sơ tài liệu giấy hiện nay.

Với mục đích nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả trong công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng, tháng 1/2020, PC Quảng Ngãi đã phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để triển khai mô hình này bằng việc xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý việc lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy bằng kho lưu trữ. Cụ thể, giữa mô hình kho lưu trữ điện tử và kho thực tế có sự đồng nhất về mặt dữ liệu. Để thực hiện được điều này, PC Quảng Ngãi đã huy động lực lượng đoàn viên thanh niên định kỳ hằng tuần sắp xếp lại kho lưu trữ tài liệu như: Tạo ngăn, dán nhãn, cán bộ các đơn vị phòng ban phân loại tài liệu, sắp xếp vào các ngăn, hộc, giá đỡ, đánh số thứ tự,… Sau đó, các thông tin từ kho lưu trữ thực tế được mô hình hoá trên phần mềm kho lưu trữ điện tử. Thông qua tính năng phân cấp cho nhiều người dùng từ ứng dụng này, từ cấp Lãnh đạo Công ty đến các đơn vị phòng ban đều nắm rõ vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy, từ đó dễ dàng tra cứu, tìm kiếm, quản lý việc mượn trả hồ sơ cũng được dễ dàng và thuận tiện hơn.
 Chị Phạm Thị Châu Nguyên, cán bộ văn thư phụ trách phần mềm cho biết: “Những khó khăn của việc quản lý hồ sơ tài liệu giấy trước đây thì nay đã được đơn giản hoá rất nhiều. Thông qua ứng dụng, tôi biết được vị trí thông tin hồ sơ của từng lĩnh vực công tác để qua đó thực thi yêu cầu của Lãnh đạo được nhanh chóng, bên cạnh đó việc quản lý mượn trả hồ sơ để phục vụ công việc của các đơn vị cũng cực kì dễ dàng vì nếu không quản lý chặt chẽ thì việc thất lạc hồ sơ là hoàn toàn có thể xảy ra”.

“Để phục vụ công tác kiểm tra của các đoàn công tác từ Tập đoàn, Tổng công ty và trong nội bộ Công ty, việc sử dụng lại các hồ sơ tài liệu giấy của các lĩnh vực công tác là điều thường xuyên. Khó khăn lớn nhất ở thời điểm khi triển khai giải pháp là việc hệ thống hoá lại toàn bộ hồ sơ ở các kho lưu trữ của Công ty và của các đơn vị Điện lực trực thuộc. Bằng ứng dụng này, chúng tôi biết chính xác vị trí lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt quản lý việc mượn trả hồ sơ tuy đơn giản nhưng nếu kiểm soát không kỹ thì hồ sơ thất thoát, ảnh hưởng chung đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty” - Ông Lê Hoàng Anh Dũng, giám đốc Công ty cho biết. 

Qua thời gian triển khai, sử dụng hệ thống phần mềm này, năng suất, hiệu quả công việc nâng lên rõ rệt, như anh Nguyễn Việt Hùng, chuyên viên Ban quản lý dự án chia sẻ “Từ ngày theo dõi ứng dụng quản lý hồ sơ tài liệu bằng kho lưu trữ điện tử, bản thân tôi tìm kiếm hồ sơ để phục vụ cho các cuộc họp rất nhanh chóng. Thấy thì đơn giản nhưng khi quản lý hồ sơ của nhiều dự án lớn nhỏ của các công trình điện trên toàn tỉnh thì bản thân tôi đánh giá phần mềm này giúp ích rất nhiều cho công việc hằng ngày”.

Việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu giấy gọn gàng, ngăn nắp, khoa học góp phần hiệu quả trong công tác quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh của Công ty, qua đó tối ưu được quy trình làm việc, tăng năng suất lao động.