Theo đó, thành phố cần sớm ban hành hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Quyết định số 56/2026/QĐ-UBND ngày 26/5/2026; đồng thời tổ chức tập huấn chuyên sâu cho cán bộ cấp xã, nhất là những người trực tiếp thẩm định và giải quyết hồ sơ. Nội dung tập huấn cần tập trung vào những tình huống thường gặp như: đất có nguồn gốc qua nhiều thời kỳ, đất nằm trong quy hoạch, diện tích thực tế tăng so với giấy tờ, nhà đất có vi phạm, thiếu giấy tờ chứng minh nguồn gốc sử dụng đất hoặc phát sinh tranh chấp, phản ánh trong thời gian niêm yết. Cùng với đó, cần rà soát, thống nhất cách áp dụng pháp luật đối với các loại quy hoạch và tình trạng pháp lý khác nhau của thửa đất. Những vấn đề đã phát sinh phổ biến cần có hướng dẫn thống nhất, hạn chế việc cán bộ cơ sở phải xin ý kiến nhiều lần, làm kéo dài thời gian xử lý.

Một giải pháp quan trọng khác là lập danh mục và phân loại toàn bộ hồ sơ tồn đọng, kéo dài. Mỗi hồ sơ phải xác định rõ đang vướng ở đâu, cơ quan nào chịu trách nhiệm, nguyên nhân khách quan hay chủ quan, cần bổ sung tài liệu gì và thời hạn hoàn thành. Xem xét có thể phân thành các nhóm như: tranh chấp; thiếu giấy tờ; vướng quy hoạch; sai lệch bản đồ, đo đạc; chờ xác định nghĩa vụ tài chính; chờ ý kiến phối hợp,... Trên cơ sở đó, xây dựng cơ chế "một hồ sơ - một đầu mối theo dõi - một thời hạn xử lý", tránh tình trạng hồ sơ qua nhiều cơ quan nhưng không rõ khâu nào chịu trách nhiệm chính. Đồng thời, cần thiết lập cảnh báo tự động đối với hồ sơ sắp đến hạn và quá hạn. Hệ thống phải thể hiện cơ quan đang giữ hồ sơ, thời điểm tiếp nhận, thời gian còn lại và cơ quan được đề nghị phối hợp. Nếu quá thời hạn phối hợp mà chưa phản hồi, hệ thống cần cảnh báo và báo cáo cấp có thẩm quyền.

Tiếp tục rà soát, bố trí cán bộ có chuyên môn sâu về đất đai tại các xã, phường, nhất là những địa bàn có số lượng hồ sơ lớn, phát sinh nhiều vụ việc phức tạp; đồng thời tăng cường hỗ trợ, hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Môi trường và Văn phòng Đăng ký đất đai nhằm kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình giải quyết hồ sơ. Về lâu dài, thành phố cần ưu tiên chuẩn hóa, cập nhật và đồng bộ cơ sở dữ liệu địa chính, tập trung xử lý, số hóa dữ liệu tại những khu vực còn sử dụng bản đồ, hồ sơ địa chính cũ, bảo đảm dữ liệu đất đai đầy đủ, chính xác, thống nhất và có khả năng liên thông, khai thác dùng chung giữa các cơ quan. Trên cơ sở đó, đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý và giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, từng bước hình thành quy trình xử lý hồ sơ trên môi trường số; tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đồng thời tích hợp chức năng theo dõi, giám sát và cảnh báo tiến độ giải quyết.

Qua đó, cán bộ có thể xác định chính xác tình trạng hồ sơ, hồ sơ đang được xử lý tại cơ quan, đơn vị nào, đang ở khâu nào và thời hạn giải quyết còn lại bao nhiêu; giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, hạn chế việc nhập liệu trùng lặp, sai lệch thông tin, nâng cao tính minh bạch, khả năng kiểm soát tiến độ và hiệu quả giải quyết công việc, góp phần hạn chế phát sinh sai sót, khiếu nại, tranh chấp và tạo nền tảng cho công tác quản lý đất đai hiện đại, thống nhất, minh bạch và hiệu quả. Khi hồ sơ bị trễ hạn, cần thực hiện công khai xin lỗi người dân và thông tin rõ nguyên nhân, hồ sơ đang được xử lý ở đâu, đang chờ cơ quan nào, dự kiến thời điểm hoàn thành,... nhằm góp phần giảm bức xúc, hạn chế tình trạng công dân phải gửi nhiều đơn thư cho cùng một vụ việc.

Giải quyết dứt điểm các hồ sơ đất đai tồn đọng, kéo dài không chỉ góp phần bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân mà còn có ý nghĩa quan trọng trong củng cố niềm tin đối với cơ quan công quyền, hạn chế phát sinh khiếu nại, tranh chấp và những vấn đề phức tạp từ cơ sở.Ở góc độ quản trị đất đai, xử lý hồ sơ tồn đọng cũng là cơ hội để thành phố nhận diện những điểm nghẽn trong quản lý, thực thi chính sách đất đai và từng bước hoàn thiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người dân.

Minh Sơn